档案专业技术工作述评
档案专业技术工作述评一、研究热点评价
1、数字档案馆的定义
自从数字档案馆概念出现以来，始终没有一个统一、明确的定义。不同的论文作者从不同角度对其进行了各自的阐述。主要观点有：①数字化档案馆是指二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。[1]②数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。[2]③数字档案馆是一个数字化的信息系统，它将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化方式贮存，以网络化方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。[3][4]④数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。”[5]⑤数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。[6]从发表的论文看，涉及数字档案馆定义的较多，大多为描述性定义，差异较大。虽不相同，但各具特色。由于多数是档案领域人员对数字档案馆的研究，因而或多或少局限于原有的行业知识，少有完全从当代信息科学角度对数字档案馆的认定和概括，这反映了当前人们对数字档案馆的认识程度。需要说明的是，在我国，有数字化档案馆和数字档案馆的称谓差异，其实皆来源于同一英文词组Digital Archvies，只是翻译不同而已，笔者认为宜统一于数字档案馆。数字化表明一种进程，较为宽泛，可借用来涵盖目前的研究状况和工作。
2、数字档案馆的特点与性质
数字档案馆及其组成部分虽然仍称为档案馆，但其与传统档案馆相比，具有显著的区别，即物理空间实体不再是特定标志。它具有“档案馆管理自动化”、“馆藏资源数字化”、“档案信息组织标淮化”、“档案信息存储海量化”、“生成空间虚拟化”、“信息资源共享化”、“服务对象及需求扩大化”、“档案信息传递网络化”、“档案信息社会化”等特点。[7][8]有人将其归纳为“新型的存贮技术”、“数字档案馆是一个网络化的信息空间”、“以用户为中心的服务模式”、“馆藏的广泛性、多样性和开放性”等特点。[9]一些学者则将数字档案馆的主要特点概括为：在存在方式上是一种无形的信息组织与利用环境;在运行方式上是存取档案信息的网络化;在功能定位上以“存缺为中心，对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结。[10]关于论述数字档案馆性质的主要观点有：数字档案馆的产生“是档案管理现代化的必然结果”;[11]“数字档案馆是21世纪档案馆的发展趋势”;[12]“数字档案馆已成为一种大趋势，是21世纪档案馆发展的最佳方案”。[13]总之，数字档案馆是档案馆自动化发展的新阶段，是对现有档案馆系统的全方位发展和超越，代表着档案馆的未来。
3、数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆及其与传统档案馆的关系
一些人认为，电子档案馆、虚拟档案馆和数字档案馆是等同的。确实我国档案界对虚拟档案馆的研究比数字档案馆开展得更早，数字档案馆和虚拟档案馆、电子档案馆常常指的是一回事。这在对其含义的界定上可以看出来。如虚拟档案馆“是虚拟技术与网络技术的结合，简言之，它是通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机系统”;[14]虚拟档案馆“就是建立在现代信息技术的全面应用基础上，以数字化方式存在的开放式档案馆”。[15]至于电子档案馆，笔者虽未见正式的定义，但从专门论述电子档案馆的文章中也可看出电子档案馆几乎等同于数字档案馆和虚拟档案馆。[16]但已经有人认识到电子档案馆、虚拟档案馆与数字档案馆虽然并不相互排斥，但还是有一定差别的。有人认为先有数字化，后有虚拟化，虚拟化是建立在数字化基础上的。档案管理现代化的发展历程必须要经过三个相互联系的阶段：一是实现档案馆工作自动化，即建立本馆的自动化系统;二是单个档案馆的数字化阶段;三是联合数字化档案馆阶段，实现完全意义上的数字档案馆。只有发展到第三阶段运用虚拟技术才能建立虚拟档案馆。[17]至于电子档案馆与虚拟档案馆，有人指出了它们在存在方式、基本特征、功能定位、中心任务和信息来源范围等五个方面的不同。[18]以上观点无疑是很有见地的。笔者认为，数字档案馆、电子档案馆、虚拟档案馆不能完全等同，电子档案馆是数字档案馆建设的初级阶段，虚拟档案馆则是数字档案馆建设的高级阶段，数字档案馆涵盖了电子档案馆和虚拟档案馆的基本范畴，数字档案馆则是现代化档案馆的一种总体模式。因此，作为现代化档案馆总体模式的数字档案馆应包括电子档案馆(E1ectronic Archives)、虚拟档案馆(Virtual Archives)、无墙档案馆(Archives without Wall)、全球档案馆(Global Archives)、超级档案馆(Hyper Archives)等概念。而传统档案馆是数字档案馆的基础，数字档案馆是传统档案馆的扩展和发展方向，两者是相互依赖、相互促进的关系。数字档案馆对传统档案馆的馆藏建设提出了新的要求，为传统档案馆提供了新的管理和服务机制。数字档案馆并不会成为传统档案馆的.替代，但可以把它看作是传统档案馆的一种“新功能”。[19][20]
4、数字档案馆的馆藏建设
数字档案馆的馆藏是数字化的信息资源，它包括本馆的电子信息资源以及外界的各种信息资源。数字档案馆的馆藏建设除开发自己的现实馆藏之外，还要大力丰富“虚拟馆藏”，即“从别的信息机构下载的档案信息”。[21]亦即数字档案馆所拥有的完整的馆藏含义应该是“物理实体馆藏+虚拟馆藏”。但是，我国数字档案馆建设过程中非数字化与数字化文献并存的情况还将存在很长一段时间，因此各部门档案馆、室可依据馆情，确定馆藏数字化范围，制定整体规划，分阶段按照不同的方式实施。要“逐步提高电子文件的收藏比例，形成收藏数字化与非数字化档案文献协调互补”。对于原有馆藏的数字化，可以“将重要的、利用率高的馆藏文本型档案转换成数字信息，也可将目录或重要的文摘、提要、数据等数字化”。E?22“数字档案馆的馆藏建设要更新观念，大力推动电子文件归档，及时捕获网上相关电子文件信息。同时要建设各种档案信息数据库，逐步将馆藏数字化，尤其对专业化、特色化的馆藏要优先考虑数字化。
5、数字档案馆的技术
数字档案馆是当今计算机、通讯、信息内容处理等高新技术之综合体现，也是目前世界上信息技术领域的前沿研究课题。我国在这方面与欧美一些国家差距较大，基本处于了解、学习阶段。目前我国还没有出现成型的数字档案馆技术方案。但是有学者在谈到档案管理现代化时认为计算机技术、网络技术、虚拟技术、数据库技术、多媒体技术、海量存储技术和自动化控制技术是未来档案馆发展的技术基矗[23]国家档案局在2001年科技项目计划中有一项“数字化档案馆建设关键技术问题研究”，说明国家档案行政管理部门已经将数字化档案馆技术研究摆到非常重要的地位。笔者认为一个数字档案馆系统应当具备五种基本功能：数字化档案信息的归档与捕获、存储和管理、访问和查询、信息传递分发技术以及信息安全和权益管理。支持和实现这五种功能的技术形成了数字档案馆的技术基矗有关论文在对数字档案馆技术的论述上，基本上是一种简单介绍。也有一些作者对某些专项技术进行了探讨，如多媒体数据库管理系统(MDMS)的构成及实现方法、档案馆多媒体网络建设的思考和策略、数字化管理解决方案等。
6、数字档案馆的建设项目
国内外数字档案馆建设刚刚起步，所以论述有关数字档案馆项目建设的文章极少，大多集中在对国外有关情况的简单介绍上。美国和英国在数字档案馆项目建设上已经迈出了实质性步伐。早在1994年，美国国家档案与文件局就与美国研究图书馆团体合作成立了一个数字档案特别工作组，通过两年多的努力，出台了一份关于数字档案的最终报告和建议，在报告中提出了国家数字档案馆方案。[24]据《中国档案》2000年第7期报道，美国国家档案与文件局宣布将与美国国家科学基金会共同创建一个电子文件档案馆。英国公共档案馆也和伦敦大学合作推出了联合王国数字档案馆计划。在国内，深圳市档案馆联合社会力量进行了建立数字档案馆的尝试;解放军总后勤部档案馆作为数字档案馆建设试点单位拉开了全军数字档案馆建设的序幕。但总的来说，这些研究与探索仅仅标志着我国数字档案馆研究与实践的开始，还处于试验性阶段，要进入整体性和实质建设性阶段尚需极大努力。
二、研究现状评析
近两年，虽然关于数字档案馆的论文数量逐年递增，呈现出可喜的发展态势，但许多文章在内容上相互交叉重复，缺乏新意，真正具有实践价值的文章不多。由于数字档案馆是网络环境下的新型信息组织和利用的形态，涉及当今最新的信息技术为主的高新技术，其内涵与外延尚不清晰，导致许多相关概念的混淆应用。从上述研究热点评介来看，对数字档案馆介绍和宏观描述的文章居多。虽对其建设意义和发展前景等论述较为细致，但具体的实施方案，尤其是技术解决方案不多。
数字档案馆建设是一项极其复杂的系统工程，需要多方力量参与，单凭档案界一已之力是难以完成的。为了进一步推进数字档案馆研究与实践向更高层次发展，我国应注意提高整体研究水平，加强相关领域合作，加快研究人员素质培养。这就需要有针对性地分析当前迫切需要解决的问题，由学术团体、研究机构或政府部门组织专家拟订选题指南，进行集中攻关，引导研究工作向更广的范围和更大的深度迈进，使我国有限的科研人力资源发挥出更大的效用。同时也易于形成重点突破，实现跨跃发展。在信息技术突飞猛进的今天，探索适应我国国情的数字档案馆建设的策略与途径，解决目前研究相对落后、分散的状况是十分必要的。
数字档案馆是档案馆的发展方向，已经在档案界成为共识，方向是明确的。但对其具有多级目标形态却有众多不同的看法，差异较大。其实，数字档案馆不论从技术开发上还是信息资源建设上以及社会环境上，都需要有一个不断完善和发展的过程，不是一朝一夕所能完成的。针对目标的多级次，可以划分不同的阶段。在不同阶段可以有侧重、有选择地进行研究与实践。
另一方面，应划分数字档案馆的研究领域，可以分为技术、内容、环境三大方面。在数字档案馆建设初期，技术无疑是首要的，是数字档案馆存在的基础，犹如传统档案馆的库房。所以必须加大技术研究力度。在论述数字档案馆的有关文章中，对数字档案馆有关技术问题的探讨相对较少，而有关的专项技术研究更少。数字档案馆技术研究可以学习、引进、借鉴国外的，也需要借助以信息技术为主的相关行业的力量。内容是数字档案馆的主体，其研究对象包括档案信息及其它信息资源的获娶选择、组织、揭示以及利用等，这是档案界的原有本业，应成为我们的研究重点。在档案自动化发展史上，美国MARC?AMC(档案与手稿控制格式)的发布和应用具有里程碑的意义，它一度结束了美国档案著录各自为政的混乱局面。其后英国等一些欧美国家相继采用、改进，逐渐成为一种国际标准。但是它毕竟起源于图书馆自动化系统，在应用于档案著录，尤其是大型档案馆著录和网络化条件下应用时有很大的局限性。适应这种需求，又一个里程碑式的标准EAD(档案编码著录)出现了。EAD可以说是构架网上档案信息资源共享的桥梁，也是未来数字档案馆馆藏建设的基石。MARC?AMC和EAD的实质都是对档案信息处理要求转换为技术处理模型。而数字档案馆对信息处理的要求深入到全文、篇章、字词、概念、知识以及多媒体的对象，将其转换为技术处理模型，进而形成标准，这是我们档案界责无旁贷的任务。环境包括数字档案馆生存的经济、社会和法律等问题，诸如有偿与否、收费多少、保密与开放范围的划定、安全管理、产权保护等等。从世界范围内来看，数字档案馆建设比数字图书馆建设要落后，这是一个不容否认的事实。数字档案馆建设与数字图书馆建设有着十分相似的地方，在技术、内容和环境三大方面，我们都可以从国内外数字图书馆建设中借鉴不少成功经验。与图书情报界合作建设一体化的数字化信息系统不失为一条有效途径。一些欧美国家档案界向来重视与图书情报界等其它相关领域的合作，在数字档案馆建设方面也已有成功的先例，而我国档案界与图书情报界的合作似乎缺少这样的传统，这不能不说是一种遗憾，希望大家相互携起手来，改变这种状况，共同提高。
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